Artikel Sistem Informasi Akuntansi

Artikel Sistem Informasi Akuntansi

PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

Dalam pembahasan ini akan mengulas mengenai pengelolaan aktiva tetap. Seperti yang kita ketahui, aktiva tetap merupakan aset perusahaan yang perlu dikelola dengan baik sehingga aset tersebut dapat terjaga dan dapat dimanfaatkan semaksimal dan sebaik mungkin. Adapun pengelolaan aktiva tetap meliputi : pengadaan aktiva tetap, pemeliharaan aktiva tetap dan pencatatan depresiasi aktiva.

3.1 PENGADAAN AKTIVA TETAP

                Pengadaan aktiva tetap dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, dimana masing-masing cara tersebut dapat mempengaruhi penentuan harga perolehan aktiva tetap itu sendiri. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan diantaranya melalui pembelian aktiva tetap, membuat sendiri aktiva tetap atau melalui pertukaran aktiva tetap. Berikut penjelasan mengenai berbagai macam cara perolehan aktiva tetap.

3.1.1 Pengadaan Aktiva Tetap

1. Pengadaan Aktiva Tetap dari Pembelian

                Pengadaan aktiva tetap dapat dilakukan salah satunya melalui pembelian aktiva tetap. Dimana pembelian aktiva tetap itu sendiri dapat dilakukan dengan dua cara, yakni :

•   Pembelian Aktiva secara Tunai

• Pembelian Aktiva secara Kredit Jangka Panjang

Dalam prosesnya, pembelian aktiva harus diawali dengan permintaan pembelian dari departemen yang membutuhkan. Selanjutnya bagian pembelian perusahaan akan melakukan survei terhadap pemasok dan mengajukan pemintaan penawaran harga. Permintaan penawaran harga ini berguna untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan aktiva tetap dengan harga wajar. Permintaan penawaran harga ini juga berguna untuk meminimalkan peluang tips dari pemasok.

Setelah menemukan pemasok yang sesuai, bagian pembelian membuat surat order pembelian kepada pemasok. Selanjutnya pemasok akan mengirim barang yang dipesan. Pada saat barang datang, departemen pengguna (yang membutuhkan aktiva tetap) dapat ikut hadir untuk mengecek barang yang datang. Selanjutnya pemasok akan mengirim tagihan (faktur) ke perusahaan. Faktur tersebut akan dilunasi sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan perusahaan sebelumnya.

2. Pengadaan Aktiva dari Penerbitan Surat Berharga

                Perolehan aktiva tetap dengan penerbitan surat berharga adalah menerbitkan saham atau obligasi perusahaan untuk ditukar dengan aktiva tetap. Aktiva tetap tersebut harus dicatat sebesar harga pasar saham atau obligasi pada saat pembelian. Nilai saham atau obligasi dicatat seharga nilai pari. Jika harga pasar lebih besar dari nilai pari, selisihnya dicatat sebagai premium ( agio saham) dan jika harga pasar lebih rendah dari nilai pari maka selisihnya dicatat sebagai diskon (disagio saham).

3. Pengadaan Aktiva Tetap dari Pertukaran

                Menurut cara ini, aktiva diperoleh dengan cara menukarkan aktiva tetap yang kita miliki dengan aktiva tetap yang dimiliki oleh pihak lain dimana aktiva yang lama digunakan sebagai pembayar sebagian atau seluruh atas aktiva yang baru. Ada dua macam pertukaran aktiva tetap, yaitu:

1). Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis

Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis adalah pertukaran aktiva tetap yang sifat dan fungsinya berbeda. Biaya dari pos semacam ini, menurut PSAK No. 16 diukur pada nilai wajar aktiva yang dilepaskan atau yang diperoleh.

2). Pertukaran aktiva tetap yang sejenis

Suatu aktiva tetap dapat diperoleh dalam pertukaran atas suatu aktiva yang serupa yang memiliki manfaat yang serupa dalam bidang usaha yang sama dan memiliki suatu nilai wajar yang serupa.

4. Pengadaan Aktiva dari Hadiah atau Donasi

                Jika aktiva tetap diperoleh dengan cara dihadiahkan atau ditemukan sendiri maka aktiva harus dicatat sebesar harga pasar yang wajar atau berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh pihak atau perusahaan penilai yang independent (appraisal company) dengan mengkredit akun “modal donasi”.

5. Pengadaan Aktiva dari Membuat Sendiri

                Perusahaan kadang kala tidak membeli aktiva tetap, melainkan membuatnya sendiri. Misalnya perusahaan melakukan perluasan gedung pabrik atau bahkan membangun pabrik baru. Pembangunan seperti ini harus dicatat sebagai aktiva dalam pembangunan. Harga pokok perolehannya dicatat sebesar berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk menbangun aktiva tersebut. Hal ini disesuaikan dengan pernyataan dalam PSAK No. 16 dimana disebutkan bahwa biaya perolehan suatu aktiva yang dikontruksi sendiri ditentukan menggunakan prinsip yang sama seperti suatu aktiva yang diperoleh, yaitu meliputi semua biaya yang berkenaan dengan konstruksi aktiva tersebut hingga siap digunakan.

3.1.2 Fungsi yang terkait Dalam Pengadaan Aktiva Tetap

                Fungsi yang terkait dalam pengadaan aktiva tetap mempunyai peranan penting, dengan adanya fungsi yang terkait maka prosedur pengadaan aktiva tetap akan berjalan dengan baik. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur pengadaan aktiva tetap adalah sebagai berikut :

• Fungsi Pemakai, bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap.

• Fungsi Riset dan Pengembangan, bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi.

• Direktur yang Bersangkutan, memberikan persetujuan terhadap usulan investasi.

• Direktur Utama, memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap.

• Fungsi Pembelian, bertanggung jawab untuk memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aktiva tetap.

•  Fungsi Penerimaan, bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap aktiva tetap yang diterima dari pemasok.

• Fungsi Akuntansi, betanggung jawab terhadap pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk pencatatan aktiva tetap.

3.1.3 Dokumen yang Digunakan dalam Pengadaan Aktiva Tetap

                Dalam pengadaan aktiva tetap, dibutuhkan beberapa dokumen antara lain sebagai berikut :

1. Surat permintaan transfer aktiva tetap, berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.

2. Surat perintah kerja (work order), berfungsi sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.

3.  Surat order pembelian, diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok.

4. Laporan penerimaan barang, diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas,mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.

5.  Faktur dari pemasok, merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli.

6. Bukti kas keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.

7.  Bukti memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.

8. Daftar aktiva tetap, merupakan dokumen yang mencatat seluruh aktiva yang dimiliki oleh perusahaan.

3.2 PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

3.2.1 Pemeliharaan Aktiva Tetap

                Ada kalanya aktiva tetap yang dimiliki perusahaan perlu perawatan untuk memastikan bahwa aktiva tetap tersebut dapat beroperasi secara optimal. Menurut akuntansi biaya pemeliharaan semacam ini dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu biaya yang tidak menambah umur aktiva dan biaya yang dapat menambah umur aktiva tetap. Pengelompokan ini akan berdampak pada perlakuan terhadap pengeluaran tersebut. Biaya yang tidak menambah umur aktiva akan dicatat sebagai biaya pada periode pengeluaran tersebut terjadi, sedangkan biaya yang menambah umur aktiva akan dikapitalisasi (dicatat sebagai penambah nilai aktiva). Selanjutnya, nilai yang dikapitalisasi tersebut akan memperbesar nilai aktiva dan akan didepresiasi sampai umur aktiva tersebut habis.

                Pada dasarnya, memisahkan biaya pemeliharaan semacam ini tidaklah mudah, mengingat perawatan rutin tidak akan menambah umur manfaat aktiva, tapi jika tidak dirawat maka akan memperpendek umur aktiva, sebagai contoh perawatan mobil. Adapun kegiatan-kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pemeliharaan aktiva tetap adalah sebagai berikut :

1.       Pemeliharaan (maintenance)

Pemeliharan atau maintenance merupakan tindakan atau aktivitas yang ditujukan hanya untuk membuat suatu aktiva tetap berfungsi sebagaimana mestinya, dan pengeluaran yang timbul hendaknya dibebankan (dijadikan biaya) pada periode yang sama.

2.       Perbaikan (repairment)

Perbaikan atau repairment diperhitungkan sebagai aktivitas yang lebih besar dibandingkan dengan pemeliharaan. Dikatakan perbaikan apabila; untuk membuat aktiva tersebut berfungsi sebagaimana mestinya diperlukan tindakan pemulihan kondisi atas bagian atau sparepart atau komponen yang mengalami penurunan fungsi, akan tetapi belum diperlukan suatu penggantian.

3.       Penggantian Komponen (replacement)

Istilah penggantian komponen (replacement) jelas artinya. Ditandai dengan adanya penggantian atas satu komponen atau lebih dari suatu aktiva tetap.

4.       Peningkatan Kapasitas (up-grading)

Pada fase pertumbuhan perusahaan, biasanya disertai dengan peningkatan produksi, sebagai konsekuensinya, tidak jarang perusahaan harus melakukan upgrade (peningkatan kapasitas) terhadap aktiva tetap yang digunakan (entah itu mesin, peralatan bahkan gedungnya). Atas suatu up grading, tentu akan memicu adanya pengeluaran-pengeluaran yang biasanya cukup material.

5.       Turun Mesin (over haul)

Istilah turun mesin atau overhaul terjadi pada aktiva tetap yang bekerjanya menggunakan mesin. Misalnya; kendaraan, mesin produksi, peralatan produksi. Dikatakan mengalami turun mesin apabila untuk membuatnya berfungsi lebih baik, diperlukan tindakan pembongkaran terhadap hampir seluruh komponen atau komponen utama dari aktiva tersebut, untuk kemudian dilakukan pemasangan kembali. Pada proses turun mesin hampir pasti akan terjadi sekaligus tindakan pemeliharaan, perbaikan, penggantian komponen. Turun mesin biasanya terjadi disaat-saat aktiva tersebut mengalami penurunan fungsi (kapasitas) yang sangat signifikan akibat penggunaan yang sudah relatif lama. Aktifitas turun mesin sudah pasti akan membuat umur ekonomis aktiva tersebut menjadi bertambah. Untuk itu, pengeluaran-pengeluaran yang timbul hendaknya dikapitalisasi.

Seperti yang telah dipelajari diatas, mengenai pemisahan biaya pemeliharaan yang akan dibebankan pada periode terjadinya atau dikapitalisasi, berikut ini faktor-faktor lain yang perlu dipertimbangkan untuk mendeterminasi apakah suatu pengeluaran dalam masa penggunaan aktiva dibebankan atau dikapitalisasi.

1.       Tingkat Keseringan

Jika jenis pengeluaran tersebut sering terjadi dan sifatnya rutin (repetitive), maka sebaiknya pengeluaran tersebut dibiayakan, begitu pula sebaliknya.

2.       Materialitas

Jika pengeluaran tersebut sifatnya material, maka sebaiknya dikapitalisasi, jika tidak maka dibebankan (silahkan diukur dengan membandingkan antara pengeluaran yang terjadi dengan harga perolehan aktiva).

3.       Lama Manfaat

Jika pengeluaran tersebut diperkirakan akan memberikan manfaat lebih dari satu tahun buku, maka sebaiknya dikapitalisasi, jika hanya satu tahun buku atau kurang, sebaiknya dibebankan diperiode yang sama.

4.       Pengaruhnya terhadap Umur Ekonomis atau Kapasitas

Jika pengeluaran tersebut diperkirakan akan menambah umur ekonomis atau meningkatkan kapasitas,maka sebaiknya di kapitalisasi, demikian sebaliknya.

3.2.2 Fungsi yang Terkait Dalam Pemeliharaan Aktiva Tetap

Ø  Fungsi Pemakai, berfungsi mengelola pemakaian aktiva tetap.

Ø  Direktur yang bersangkutan, berfungsi memberikan persetujuan terhadap surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang berada di bawah wewenangnya.

Ø  Fungsi Aktiva Tetap, bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap perusahaan.

Ø  Fungsi Akuntansi, betanggung jawab terhadap pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk pencatatan aktiva tetap.

3.2.3 Dokumen yang Digunakan Dalam Pemeliharaan Aktiva Tetap

• Ø  Bukti Pengeluaran Kas, merupakan dokumen yang digunakan jika pengeluaran biaya pemeliharaan cukup besar.

• Ø  Dokumen dalam Siklus Kas Kecil, digunakan untuk biaya pemeliharan yang tidak terlalu besar.

• Ø  Daftar Aktiva Tetap, digunakan untuk mencatat pengeluaran yang dikapitalisasi, sehingga menambah nilai aktiva tetap.

• Ø  Blanko Cek Fisik Aktiva Tetap, digunakan untuk pengecekan aktiva tetap.

3.3 DEPRESIASI AKTIVA TETAP

3.3.1 Pengertian Depresiasi

Di samping pengeluaran dalam masa penggunaannya, masalah penyusutan atau depresiasi merupakan masalah yang penting selama masa penggunaan aktiva tetap. Yang dimaksud dengan penyusutan atau depresiasi menurut Akuntansi Perpajakan terapan adalah sebagai berikut :

“Proses alokasi sebagian  harga perolehan aktiva menjadi biaya (cost allocation), sehingga biaya tersebut mengurangi laba usaha” (Prabowo, Yusdianto, Op.cit, Hal 22)

Pengertian penyusutan ini tidak sama seperti pengertian dalam ekonomi perusahaan yang menekankan bahwa penyusutan itu merupakan cadangan untuk pembelian aktiva tetap baru setelah aktiva tetap yang lama tidak dipakai lagi.

Menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) Nomor 17 paragraf 2 tentang Akuntansi Penyusutan  menyatakan bahwa:

“Penyusutan adalah alokasi jumlah suatu aktiva yang dapat disusutkan sepanjang masa manfaat yang diestimasi, penyusutan untuk periode akuntansi dibebankan kependapatan baik secara langsung maupun tidak langsung”. (Ikatan Akuntan Indonesia, Op.cit, No 17 Paragraf 2)

Jadi dapat disimpulkan penyusutan atau depresiasi merupakan pengalokasian harga perolehan aktiva tetap selama umur ekonomis aktiva tersebut. Umur ekonomis adalah berapa lama aktiva tersebut bermanfaat bagi perusahaan secara efisien, jadi umur ekonomis tidak sama dengan umur aktiva.

Tujuan dari penyusutan adalah untuk menyajikan informasi tentang penyusutan yang dilaporkan sebagai alokasi biaya yang diharapkan dapat berguna bagi para pemakai laporan keuangan. Informasi tentang penyusutan merupakan hal yang cukup penting bagi pemakai laporan keuangan, terutama dalam kaitannya earning power, yaitu mengenai:

·         Proses perbandingan beban terhadap pendapatan untuk menghitung laba periodik.

·         Tingkat keefektifan manajemen dalam menggunakan sumber daya.

3.3.2 Karakteristik Aktiva Tetap yang Dapat Disusutkan

• §  Digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi.

• §  Memiliki suatu masa manfaat yang terbatas.

• §  Dimiliki oleh suatu perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi atau memasok barang atau jasa, untuk disewakan, atau tujuan administrasi.

• §  Nilainya menurun secara bertahap.

Beberapa aktiva yang tidak dapat disusutkan karena nilainya tidak menurun adalah tanah, aktiva pendanaan, barang dagangan, dan persediaan.

3.3.3 Faktor-Faktor yang Terlibat dalam Proses Penyusutan

3.3.3.1 Dasar Penyusutan Aktiva

                Dasar yang ditetapkan untuk penyusutan merupakan fungsi dari dua faktor, biaya awal dan nilai sisa atau pelepasan. Biaya awal atau baiya historis adalah semua biaya yang diukur oleh kas atau harga ekuivalen kas untuk memperoleh aktiva dan membawanya ke lokasi serta kondisi yang diperlukan untuk tujuan penggunaannya. Nilai sisa (salvage value) adalah estimasi jumlah yang akan diterima pada saat aktiva itu dijual atau ditarik dari penggunaannya. Nilai sisa merupakan jumlah dimana nilai aktiva harus diturunkan nilainya atau disusutkan selama masa manfaatnya. Sebagai gambaran jika aktiva memiliki biaya Rp. 10.000.000,- dan nilai sisa sebesar Rp. 1.000.000,- , maka dasar penyusutannya adalah Rp. 9.000.000,-

                Dari sudut pandang praktis, nilai sisa sering kali dianggap nol. Akan tetapi beberapa aktiva jangka panjang memiliki nilai sisa yang substansial.

3.3.3.2 Estimasi Umur Pelayanan atau Manfaat

                Umur pelayanan atau manfaat suatu aktiva sering kali tidak sama dengan umur fisiknya. Sebuah mesin secara fisik mungkin dapat memproduksi sejumlah produk tertentu selama beberapa tahun melebihi umur pelayanannya. Tetapi sebuah perusahaan mungkin tidak menggunakan mesin selama seluruh tahun itu karena biaya pembuatan produk dalam tahun-tahun terakhir mungkin terlalu tinggi.

                Dalam banyak kasus, perusahaan mengestimasi masa manfaat aktiva berdasarkan pengalaman masa lalu perusahaan dengan aktiva yang sama atau sejenis.

Menurut Zaki Baridwan hal-hal yang menyebabkan terbatasnya masa penggunaan aktiva tetap tersebut dikelompokan menjadi dua yakni faktor fisik dan faktor fungsional. Adanya faktor-faktor fisik yang mengurangi atau bahkan tidak dipergunakan lagi, yang disebabkan karena:

•  Aus karena dipakai - Oleh karena pemakaian aktiva tetap dalam proses produksi tidak hanya sekali saja, tetapi berlangsung terus menerus secara kontiyu mengakibatkan kapasitas dan produktivitas yang dimiliki aktiva itu akan semakin berkurang nilainya sehingga kualitas dan kuantitas yang dihasilkan dalam proses produksi semakin berkurang pula hasilnya.

•  Aus karena umur - Setiap aktiva dapat aus seiring dengan perjalanan waktu. Sekalipun aktiva tetap ini belum pernah dipakai, namun dengan adanya faktor kimia yang diakibatkan oleh pengaruh alam seperti hujan, panas dan udara terhadap aktiva tersebut akan menyebabkan kerusakan dan mungkin tidak efisien untuk dipergunakan lagi.

• Kerusakan-kerusakan - Kerusakan suatu aktiva dapat disebabkan oleh kurang hati-hati atau kurang tepat dalam cara pengguanaan aktiva tetap, juga yang disebabkan oleh bencana seperti; gempa bumi, banjir atau kebakaran yang tidak sepenuhnya dapat dipergunakan kembali atau bahkan aktiva tetap itu tidak dapat dipergunakan sama sekali.

Adapun faktor lain, selain faktor fisik yang menyebabkan perlunya diadakan penyusutan adalah faktor fungsional yang juga dapat mengurangi atau mengakibatkan suatu aktiva tetap tidak dapat dipergunakan lagi, yaitu:

• Ketidaklayakan - Dengan meningkatkan daya beli konsumen yang melampui kemampuan alat produksi yang tersedia akan mengakibatkan alat-alat produksi yang tersedia secara teknis masih dapat dipergunakan, tetapi secara ekonomis telah menunjukkan kemunduran, karena tidak lagi memenuhi syarat-syarat yang menunjang skala ekonomis. Oleh karena itu, untuk memenuhi permintaan konsumen perlu adanya penggantian alat-alat produksi baru yang mempunyai kapasitas produksi lebih besar dibanding alat-alat lama.

•  Keusangan - Kemajuan dan pembaharuan  teknis yang terus menerus membawa akibat alat-alat produksi yang lama secara ekonomis dianggap sudah kuno. Perbaikan dan pembaharuan teknis yang datang terus menerus dengan cepat dapat mengakibatkan daya guna ekonomis alat-alat produksi lama akan semakin berkurang atau secara ekonomis tidak dapat dipergunakan lagi dan perlu di ganti dengan peralatan yang baru.

• Penghentian permintaan - Suatu alat produksi tidak akan mempunyai nilai karena hasil produksinya tidak dapat dipertahankan lagi di pasaran. Ini disebabkan karena perubahan selera atau kebutuhan konsumen yang semakin beragam. Barang-barang hasil produksi tersebut dianggap kuno oleh konsumen, sehingga tidak dapat diandalkan lagi untuk merebutkan pangsa pasar.

3.3.3.3    Metode Depresiasi Aktiva Tetap

1.       Metode Aktivitas (Activity Method)

Metode aktivitas (activity method) juga disebut pendekatan beban variabel atau pendekatan unit produksi, mengasumsikan bahwa penyusutan adalah fungsi dari penggunaan atau produktivitas dan bukan dari berlalunya waktu. Umur aktiva ini dinyatakan dalam istilah keluaran (output) yang disediakan (unit-unit yang diproduksi), atau masukan (input) seperti jumlah jam kerja. Secara konseptual asosiasi biaya yang tepat ditetapkan dalam istilah output bukan jam yang digunakan tetapi sering kali output ini sulit diukur. Dalam kasus seperti ini, ukuran input seperti jam mesin adalah metode yang lebih tepat dalam mengukur jumlah beban penyusutan selama periode akuntansi tertentu.

2.       Metode Garis Lurus (Straight Line Method)

Metode garis lurus (straight line method) adalah metode depresiasi dimana depresiasi berupa bagian-bagian yang sama besar selama masa manfaat yang ditetapkan bagi aktiva tersebut. Metode garis lurus mempertimbangkan penyusutan sebagai fungsi dari waktu, bukan fungsi dari penggunaan. Metode ini telah digunakan secara luas dalam praktek karena kemudahannya. Prosedur garis lurus secara konseptual sering kali juga merupakan prosedur penyusutan yang paling sesuai. Apabila keusangan bertahap merupakan alasan utama atas terbatasnya umur pelayanan, maka umur kegunaannya akan konstan dari periode ke periode.

3.       Metode Beban Menurun (Decreasing Charge Method)

Metode beban menurun (decreasing charge method) menyediakan biaya penyusutan yang lebih tinggi pada tahun awal dan beban yang lebih rendah pada periode mendatang. Karena metode ini memperbolehkan pembebanan yang lebih tinggi pada tahun-tahun awal dibanding metode garis lurus, maka sering disebut metode penyusutan dipercepat. Ada dua metode dari metode beban menurun, dimana secara umum satu dari kedua metode tersebut digunakan, yakni :

• Metode Jumlah Angka Tahun (Sum of the years digits method)

Metode jumlah angka tahun menghasilkan beban penyusutan yang menurun berdasarkan pecahan yang menurun dari biaya yang dapat disusutkan (biaya awal dikurangi nilai sisa). Setiap pecahan menggunakan jumlah angka tahun sebagai penyebut, sedangkan pembilang adalah jumlah tahun estimasi umur yang tersisa pada awal tahun. Dalam metode ini pembilang menurun dari tahun ke tahun dan penyebut tetap konstan. Pada akhir masa manfaat aktiva saldo yang tersisa harus sama dengan nilai sisa.

• Metode Saldo Menurun (Declining balance method)

Metode saldo menurun adalah metode penyusutan dimana penyusutan berupa bagian-bagian yang menurun dengan menggunakan tarif penyusutan (diekspresikan sebagai persentase). Tidak seperti metode lainnya, dalam metode saldo menurun nilai sisa tidak dikurangkan dalam menghitung dasar penyusutan. Tarif saldo menurun dikalikan dengan nilai buku aktiva pada awal setiap periode. Karena nilai buku aktiva dikurangi setiap periode dengan beban penyusutan, maka tarif saldo menurun yang konstan diaplikasikan pada nilai buku yang terus menurun yang menghasilkan beban penyusutan yang semakin rendah setiap tahunnya. Proses ini terus berlangsung hingga nilai buku aktiva berkurang mencapai estimasi nilai sisanya, dimana pada saat tersebut penyusutan akan dihentikan.

4.       Metode Penyusutan Khusus

Terkadang perusahaan menggunakan penyusutan khusus karena aktiva yang terlibat memiliki karakteristik yang unik, atau sifat industrinya mengharuskan penerapan metode penyusutan khusus. Ada dua metode penyusutan khusus, yakni : Metode Kelompok dan Metode Gabungan. Beberapa akun aktiva sering kali disusutkan dengan menggunakan satu tarif. Terdapat dua metode penyusutan untuk bebrapa akun aktiva yang digunkan yaitu : metode kelompok dan metode gabungan, pemilihan metode bergantung pada jenis aktiva yang terlibat. Metode kelompok (group method) sering digunakan apabila aktiva bersangkutan cukup homogen dan memiliki umur manfaat yang hampir sama. Pendekatan gabungan (composite approach) digunakan apabila aktiva bersifat heterogen dan memiliki umur manfaat yang berbeda. Metode perhitungan untuk kelompok maupun gabungan pada dasarnya sama yaitu menentukan rata-rata dan menyusutkannya atas dasar rata-rata tersebut.

3.3.4          Fungsi yang Terkait dalam Penyusutan Aktiva Tetap

•  Fungsi Aktiva Tetap, bertanggung jawab atas pengelolaan dan memiliki wewenang dalam penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aktiva tetap.

•  Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab atas pencatatan depresiasi atau penyusutan aktiva tetap.

3.3.5          Dokumen yang Digunakan dalam Penyusutan Aktiva Tetap

•  Daftar Perhitungan Depresiasi Aktiva Tetap, daftar ini berisi perhitungan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu, dan dapat dijadika sebagai lampiran dari blanko jurnal umum.

•  Blanko Jurnal Umum, digunakan untuk merekam transaksi depresiasi.

3.4           RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PENGELOLAAN AKTIVA

Sistem informasi aktiva tetap dibangun dengan tujuan untuk :

• ü  Memudahkan perusahaan melacak aktiva tetap yang saat ini dimiliki perusahaan.

• ü  Memudahkan perusahaan untuk menghitung beban depresiasi.

• ü  Memudahkan perusahaan untuk merekam transaksi yang terkait dengan aktiva tetap.

• ü  Memastikan bahwa perusahaan merekam harga perolehan yang benar pada saat pembelian aktiva tetap atau pada saat membuat atau membangun sendiri aktiva tetap.

Adapun resiko dalam pengelolaan aktiva tetap antara lain :

• Data yang tidak valid.

•  Kesalahan dalam mencatat harga perolehan aktiva tetap (apalagi jika perusahaan membuat sendiri aktiva tetap).

• Kerusakan data.

Pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus aktiva tetap untuk meminimalkan resiko tersebut diatas adalah :

• Semua pembelian aktiva tetap (termasuk pembelian bahan baku untuk membuat sendiri aktiva tetap) hanya boleh dilakukan apabila diawali dengan Surat Permintaan Pembelian yang bernomor urut tercetak. Hal ini membantu akuntan untuk memastikan bahwa tidak ada pembelian aktiva tetap atau surat permintaan pembelian yang terlewat tidak tercatat.

• Surat Permintaan Pembeian harus diisi lengkap, terutama kolom tujuan pembelian harus diisi. Selain itu, untuk tujuan pembelian yang berbeda harus dibuatkan Surat Permintaan Pembelian tersendiri.

• Setiap aktiva tetap perusahaan harus ditempeli kode aktiva tetap sesuai dengan kode yang tercatat dalam tabel daftar aktiva tetap.

• Melakukan pengecekan fisik terhadap aktiva tetap secara berkala.

• Jika perusahaan menggunakan komputer dalam merekam data keuangan perusahaan, maka perusahaan perlu memback up data secara rutin.

• Jika perusahaan menggunakan komputer dalam merekam data keuangan, maka perusahaan dapat menetapkan password untuk karyawan yang berwenang mengakses data.

• Untuk meminimalkan virus, perusahaan perlu menetapkan aturan bahwa komputer kantor hanya boleh digunakan untuk keperluan kantor.

3.5           INFORMASI YANG DIHASILKAN DALAM PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang relevan dan tepat waktu. Sistem informasi aktiva tetap diharapkan dapat menghasilkan informasi berupa :

•  Daftar Aktiva Tetap yang Dimiliki Perusahaan, informasi ini berguna untuk memastikan kelengkapan aktiva tetap yang dimiliki perusahaan. Jika tidak memiliki daftar aktiva tetap, perusahaan tidak dapat melakukan pengecekan secara fisik atas aktiva perusahaan.

• Total Beban Depresiasi setiap Bulan, informasi ini berguna bagi perusahaan untuk menghitung laba rugi bulanan.

sumber :http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi

http://melatiarya.blogspot.com/2013/01/artikel-sistem-informasi-akuntansi.html