sistem informasi sumber daya

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk  menkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

·         Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

·         Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

·         Menghasilkan informasi yang real-time

·         Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

2.3 Implementasi ERP

Impelementasi ERP bertujuan untuk menyatukan semua departemen/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui system terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya.

Implementasi ERP secara tepat akan menghasilkan peningkatan keuntungan yang signifikan, mengurangi kesalahan yang terjadi, meningkatkan kecepatan dan efisiensi serta adanya akses informasi yang lengkap. Proses re-engineering pada implementasi ERP membutuhkan keamanan, jaminan kualitas, dan pelatihan bagi karyawan perusahaan yang terlibat dalam sistem tersebut.ERP mencakup transaksi finansial dan transaksi operasi yang penting dan sensitif dari data produksi..

Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain :

·         ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

·         ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.

·         ERP tidak hanya dapat memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.

·         ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen Supply Chain dengan kemampuan memadukannya

Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistic, distribusi, inventori, invoice, akuntansi perusahaan dan lain sebagainya. ERP dibagi menjadi 3 modul utama yaitu :

1. Modul Operasi
2. Modul Finansial dan akuntansi
3. Modul Sumber Daya Manusia

Keuntungan yang bisa kita raih ketika menerapkan ERP dalam perusahaan kita beberapa diantaranya adalah:

1.      Otomasi business process

2.      Single point of information

3.      Efisiensi yang tinggi

4.      Sumber informasi yang cukup untuk melakukan analisa

5.      Penerapan ERP dalam perusahaan ada juga kelamahanya,beberapa kelemahan diantaranya adalah:

·         Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP

·         Sistem ERP sangat mahal

·         Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh system ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.

·         ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

·         Sistem dapat terlalu kompleks jika dibadingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

·         Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat. Hal tersebut dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi jika terdapat pembobolan sistem keamanan.

Konsep dasar ERP

Sebelum membahas tentang system ERP dalam dunia perbankan, kami akan menjelaskan konsep dasar ERP itu sendiri yang sering di pakai di perusahaan-perusahaan.
Seperti yang kita lihat pada gambar di atas, gambar tersebut merupakan struktur / bagan dasar dari system ERP. Sistem ERP sendiri di bagi menjadi 3 bagian, yaitu :

1.      Front Office (di luar kantor).

Meliputi Customer, Sales & Distribution, dan Service Application.
• Customer (pelanggan)
Yang di maksud di sini adalah konsumen. Sudah pasti perusahaan-perusahaan di dirikan bertujuan untuk komersil. Dalam mencari laba sudah pasti perusahaan tersebut harus memproduksi barang dan jasa untuk mencari konsumen dan bersaing di pasar. Fungsi customer di sini adalah untuk mengoptimalkan tujuan produksi.
• Sales & Distribution (pemasaran & pendistribusian)
Sales dan distribution termasuk dalam system ERP bagian Front Office karena fungsinya yaitu memasarkan dan mendistribusikan barang dan jasa hasil produksi. Bagian ini adalah bagian yang terjun langsung ke lapangan dan yang merencanakan penambahan cabang pemasaran. Biasanya bagian ini harus mempunyai database tersendiri karena berhubungan dengan stock barang keluar, berapa unit yang di kirim ke bagian pemasaran, dan perencanaan pemasaran. Data base tersebut yang nantinya akan di kumpulkan lagi di central database yang ada di bagian dalam kantor.
• Service Application (layanan konsumen)
Yang di maksud di sini adalah semacam customer service yang melayani konsumen. Jadi selain perusahaan menawarkan produknya ke konsumen, biasanya perusahaan juga mengadakan fungsi layanan konsumen yang bertujuan untuk menjaga kepercayaan konsumen terhadap suatu produk. Bagian ini mempunyai database sendiri yang berisi saran & kritik untuk lebih mengembangkan mutu dari sebuah perusahaan.

2. Central Office & Database
Disinilah tempat seluruh data di kumpulkan. Dari beberapa database sub-fungsi kemudian di kumpulkan lagi untuk kemudian di olah menjadi sebuah informasi. Bagian ini di olah oleh Human resource management. Human resource management sendiri berfungsi mengatur dan merencanakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Selain itu Human resource management juga berfungsi untuk menginput data kemudian mengolahnya menjadi sebuah informasi (coorporate report).

3. Back Office

Meliputi fungsi financial, manufacture, dan inventory.
• Fungsi Financial (keuangan)
Fungsi Financial adalah yang mengatur keuangan perusahaan. Bagian ini meliputi perencanaan pembelian bahan baku produksi, upah SDM, hingga perawatan manufacture. Sudah pasti fungsi ini haru memiliki database sendiri karena berkaitan dengan data yang bertipe accounting.

Finansial
• Membantu anda memonitor seluruh transaksi akuntansi keuangan secara real time untuk informasi yang lebih akurat dan tepat waktu
• Menawarkan dukungan tata kelolla perusahaan yang luas , termasuk kepatuhan Sarbanes – Oxley dan transparan keuangan pelaporan, mengurangi resiko ketidakpatuhan.
• Mengaktifkan cepat menutup prosedur
• Menyederhanakan proses pembayaran dan keluar masuk untuk arus kas yang lebih baik.
• Menggabungkan perencanaan, pelaporan, dan analisi langkah-langkah kompetitif dalam satu proses untuk memberikan lebih banyak informasi analisa bisnis
• Menyediakan alat untuk mengukur dan mengoptimalkan performa tugas penting untuk meningkatkan produktivitas.
Manajemen modal manusia
• Menyediakan berbagai layanan dan alat untuk menajemen SDM yang efektif-termasuk karyawan-transaksi manajemen,karya manajemen siklus hidup,merekrut,pelatihan,karyawan manajemen hubungan,karyawan self-service,dan manajemen modal analisis manusia-produktivitas staf meningkat dan retensi.
Analytics
• memberikan analisis dan evaluasi untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan dalam rangka meningkatkan kinerja
• mendukung pengambilan keputusan dengan simulasi,untuk peningkatan responsivitas untuk mengubah.
• Membantu manajemen mengendali dan memanfaatkan peluang untuk menciptakan nilai dalam bisnis sehari-hari.
Operasi
• Memperkuat kemampuan logistik dalam menangani catatan bank,logam mulia,dan perbankan barang non spesifik layanan untuk efisien,bisnis yang lebih efisien.
• Membentuk dasar organisasi lintas peningkatn proses bisnis dan kalobor si dengan vendor,pelanggan,dan mira lainnya untuk meningkatkan penggunaan aset.
Perusahaan jasa
• Mendukung terpusat dan layanan organisasi terdesntralisasi untuk daerah mengelola seperti real estate,perjalanan,insentif dan komisi,dan mitra lainnya untuk meningkatkan penggunaan aset.
Self-jasa
• Menyediakan manajer dan karyawan dengan dan personal akses cepat ke layanan perusahaan dalam rangka mengurangi waktu dan usaha.

JENIS SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI

1.      Sumber Daya Sistem Informasi
a.Sumber Daya Manusia
1 ). End User Computing (EUC)

Adalah user yang dapat mengembangkan aplikasi komputer yang digunakan.

EUC berkembang karena empat pengaruh :

a.Meningkatnya pengetahuan tentang komputer Berbagai tingkatan manajement, terutama ditingkat bawah, diisi oleh orang-orang yang mengerti komputer dengan baik.
b.Antrian jasa informasi
c.Perangkat keras yang murah
d.Perangkat lunak jadi
Menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan dan

2). Spesialis Informasi
Spesialis Informasi bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis computer.

Ada lima golongan utama spesialis informasi yaitu :

a.Analis system
Analis sistem bekerjasama dengan user mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem sekarang yang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara computer membantu pemecahan masalah.
Fungsi analis sistem
Mengidentifikasikan kebutuhan pengguna.
Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dipakai untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
Memilih alternative metode pemecahan masalah yang paling tepat.
Merencanakan dan menerapkan rancangan computer.
Tugas yang harus dilakukan oleh analis sistem
Mengumpulkan dan menganalisis dukumen-dokumen, file-file dan formulir yang berkaitan dengan sistem untuk merancang sistem yang baru.
Menyusun dan memberikan rokumendasi berdasarkan data-data yang sudah terkumpul
Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi-aplikasiuntuk penerapannya pada computer.
Menganalis dan menyusun biaya-biaya dan keuntungan dari sistem yang baru
Mengawasi kegiatan dari penerapan sistem yang baru.

b.Pengelola database
Pengelola database bekerja sama dengan user dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan bagi user.

c.Spesialis jaringan
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya computer yang tersebar.

d.Programmer
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode intruksi-intruksi yang menyebabkan computer yang mengubah data menjadi informasi yang diperlukan user.
Tugas seorang programmer
Tanggung jawab yang terbatas pada pembuatan program computer (coding).
Pengetahuan yang cukup terbatas pada teknologi computer, sistem computer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.
Pekerjaan programmer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan intrusi-intruksi program.
Pekerjaan tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesame pemprogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

e.Operator
Operator mengoperasikan peralatan computer berskala besar seperti mainframe. Operator memantau monitor, mengelola disk storage, dan lain-lain.

b. Sumber Daya Hardware

1)Sistem computer
Adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang terdiri dari hardware, software, Brainware yang saling berhubungan berintegrasi untuk mencapai tujuan yang sama.

2)Periperal
c. Sumber Daya Software
1)Software sistem
Adalah Program yang berisi perintah untuk melakukan pengolahan data.
2)Software Aplikasi
Paket aplikasi
Word Star, dBase-II, Lotus 1-2-3, dll.
MS-Word, MS-Excell, MS-Power Point, dll.
3)Prosedur
d. Sumber Daya Data
1)Database
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan pada hardware computer dan digunakan software untuk manipulasinya dan merupakan kumpulan dari beberapa file.
2)Basis Pengetahuan
e. Sumber Daya Network
1)Media Komunikasi
Tiga buah elemen untuk komunikasi data :

a.Transmisi data :
Media Transmisi (kabel, Satelit Sistem, Laser sistem)
Kapasitas Channel Transmisi (Voice Band, Wideband)
Tipe Channel Transmisi (One-Way, Either-Way, Both-Way)
Kode Transmisi (ASCII code, SBCDIC code)
Mode Transmisi (serial, Synchronous)
Protocol : Suatu kumpulan dari aturan yang berhubungang dari komunikasi data

Implementasi ERP pada PT Astra Honda Motor (AHM)

PT Astra Honda Motor (AHM) sebagai perusahaan perakitan motor terkemuka di Indonesia juga mengedepankan penerapan TI dalam proses bisnisnya. Penerapan teknologi informasi (TI) pada AHM bukan merupakan hal yang baru, karena perusahaan ini sudah mengimplementasikannya di pabrik motornya sejak tahun1980. Pada awalnya TI pada AHM hanya dimanfaatkan untuk mendukung sistem akuntansi saja. Namun pada tahun 1986, teknologi informasi merambah ke sistem keuangan dan kontrol produksi. Sistem tersebut dibuat secara swadaya oleh PT AHM sendiri, sehingga yang terjadi adalah TI yang diaplikasikan menjadi terpisah satu sama lainnya atau tidak terintegerasi. Pada tahun 1995, sistem perusahaan diubah menjadi mulai terintegrasi dengan penggunaan ERP dan untuk selanjutnya semakin berkembang dari tahun ke tahun. Tujuan dari PT AHM menerapkan TI di perusahaannya adalah untuk menerapkan sistem Just In Time  (JIT), sehingga dapat tercipta efisiensi dalam perusahaan.

Melalui sistem terintegrasi yang digunakan, dalam hal ini menggunakan ERP, pada setiap periode AHM akan memperoleh informasi dari divisi Keuangan, Operasi dan Human Resource mengenai aktivitasnya masing-masing. Sebagai contoh, divisi operasi menyajikan informasi mengenai produksi jumlah motor yang akan dijual untuk satu bulan kedepan. Dengan demikian, bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi dan juga jumlah komponen yang dibutuhkan. Selanjutnya, informasi tersebut disampaikan kepada perusahaan pemasok komponen mengenai kebutuhan tersebut. Selanjutnya pada divisi keuangan menyajikan anggaran biaya yang dibutuhkan. Sedangkan untuk divisi HR menyiapkan kebutuhan tenaga kerja. Semua informasi tersebut diintegrasikan dalam satu database, sehingga setiap divisi dapat menghasilkan informasi yang real time.

Sistem akan langsung menghitung jumlah suku cadang komponen yang telah digunakan. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Untuk selanjutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan. Aplikasi ERP tersebut mendukung sistem Just in Time (JIT) yang diterapkan oleh perusahaan. Melalui ERP informasi kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan dalam JIT akan bergulir cepat, sebab sistem menghadirkan otomatisasi dan integrasi pada sistem bisnis yang akan diolah melalui software secara online.

Hubungan AHM dengan vendor dilakukan melalui online sehingga setiap kali pemesanan dilakukan vendor langsung dapat mengirimkan komponen yang dibutuhkan pabrik. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Berikutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan, sehingga penggunakan aplikasi ERP mendukung sistem Just in Time (JIT). Selain itu, kelengkapan atribut pemesanan seperti nama vendor, nama suku cadang, jumlah, dan jam delivery harus tercantum pada komponen yang diterima dengan dilengkapi Bar Code Text (BCT).

Keuntungan yang didapat dari penerapan Just In Time (JIT) melalui pengunaan ERP dalam perusahaan adalah terjadinya efisiensi yang sangat besar. Waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi motor akan menjadi sangat cepat. Keuntungan lainnya yang di dapat oleh PT AHM adalah dapat menyatukan jaringan komunikasi antar pabrik, sehingga hubungan antar pabrik menjadi mudah.

Penggunaan TI agar dapat digunakan secara maksimal pada perusahaan juga harus didukung pula oleh skill karyawan. Karyawan AHM dapat dikatakan memguasai dari implementasi aneka solusi TI di lingkungannya. Hal ini dikarenakan TI sudah lama diperkenalkan pada mereka sehingga komputerisasi bukan merupakan hal yang baru.

sumber : http://www.wikipedia.org.id/