sistem informasi manajemen

Sistem Informasi

·        Sistem informasi adalah suatu sistem buatan

manusia yang secara umum terdiri atas

sekumpulan komponen berbasis komputer dan

manual yang dibuat untuk menghimpun,

menyimpan, dan mengelola data serta

menyediakan informasi keluaran kepada

pemakai (Gelinas, Oram, dan Wiggins, 1990)

·        Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian

prosedur formal dimana data dikelompokkan,

diproses menjadi informasi, dan didistribusikan

kepada pemakai (Hall, 2001)

sistem informasi manajemen

·        Sistem yang melayani perencanaan, kendali dan pengambilan keputusan melalui laporan dan ringkasan yang rutin.

Siklus Informasi

Suatu informasi akan memiliki manfaat dalam proses pengambilan keputusan apabila informasi tersebut mempunyai kualitas dan nilai.

Kriteria kualitas informasi adalah :

•         Akurat : yang berarti informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan.

•         Tepat waktu : yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Mahalnya nilai informasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan.

•         •Relevan : yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya.

Sistem informasi berbasis Komputer

•         Fokus utama sistem informasi berbasis komputer adalah untuk aplikasi otomatisasi perkantoran (Office Aotomation/OA)

•         Dimana komputer memiliki porsi yang semakin berarti untuk aplikasi SIA (Sistem Informasi Akuntansi), SIM (sistem Informasi Manajemen), dan DSS (Decission Support System). Komputer dapat melakukan tugas sesuai dengan yang diperintahkan oleh penggunannya, bahkan dengan sistem cerdas (expert system), jaringan saraf (neural network), dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge‐based system), komputer tidak sekedar membantu pekerjaan manusia, namun juga bisa memberikan solusi pada kegiatan yang dianggap sulit oleh manusia.

Keuntungan penggunaan Sistem Informasi

Penggunaan sistem informasi berbasis komputer dalam sebuah organisasi atau perusahaan memiliki manfaat berupa keuntungan‐keuntungan seperti :

–       Dapat meningkatkan keuntungan perusahaan

–       Mengurangi biaya bisnis

–       Meningkatkan pangsa pasar (ekspansi berupa jangkauan dan variasi produk)

–       Perbaikan relasi pelanggan atau pelayanan pelanggan

–       Meningkatkan efisiensi

–       Dapat memperbaiki dalam pengambilan keputusan

–       Pemenuhan peraturan lebih baik dan teratur

–       Kesalahan lebih sedikit

–       Perbaikan keamanan, dan

–       Kapasitas lebih banyak atau besar.

Sistem Informasi Manajemen

•         Menurut Raymond McLeod, Jr. & G. Schell (“Sistem Informasi Manajemen”, Prenhallindo, Jakarta, 2004) berpendapat bahwa SIM adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

Peranan Sistem informasi Dalam Proses Manajemen

·        Adalah menyediakan informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang dilakukan manajemen.

·        Tugas sistem informasi adalah menyediakan informasi yang bersifat internal. Agar informasi yang dihasilkan system informasi lebih mengena dan berguna bagi manajemen maka harus dilakukan analisa untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi setiap tingkatan manajemen.

·        SIM dalam perspektif juga menyediakan informasi bagi orang‐orang selain manajer, seperti sistem informasi antar organisasi, masyarakat umum, pemerintah, dan sebagainya.

·        Kerangka SIM dalam proses pengambilan keputusan manajerial dapat digambarkan melalui piramida SIM berikut ini :

SIM dan Pemecahan Masalah (1)

SIM dan subsistem‐subsistem organisasi di dalamnya memiliki andil dalam pemecahan masalah dalam dua hal sebagai berikut :

·        Sumber daya informasi organisasi. SIM merupakan usaha organisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. SIM menentukan tingkat pencapaian di tingkat lain seperti DSS, kantor virtual,dan sistem berbasis pengetahuan.

SIM dan Pemecahan Masalah (2)

·        Identifikasi dan pemahaman masalah. Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer untuk menandai ada tidaknya masalah, jika ada selanjutnya memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.

Ø Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang penghargaan Nobel dari Carnegie‐Mellon University berpendapat bahwa suatu keputusan manajemen dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu :

·        Keputusan Terprogram (terstruktur). Yaitu keputusan yang bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlukan denovo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.

·        Keputusan Tidak Terprogram (tak terstruktur). Yaitu keputusan bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakukan yang sangat khusus.

Ø Proses pengambilan keputusan juga dibagi menjadi keputusan tertutup dan keputusan terbuka

·        Sistem pengambilan keputusan tertutup. Yaitu menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap :

·        Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing‐masing.

·        Memilih metode (aturan, hubungan dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

·        Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalkan laba, volume penjualan, atau kegunaan.

·        Sistem Pengambilan Keputusan Terbuka. Yaitu memandang keputusan sebagian berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Model ini menganggap bahwa pengambilan keputusan:

·        Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil

·        Melakukan pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.

·        Mengambil suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya (bukti keberhasilan atau kegagalan).

Tahap‐tahap dalam pengambilan keputusan menurut Simon,

terdiri dari 4 tahapan yaitu :

•         Kegiatan intelejen. Yaitu mengamati lingkungan untuk mencari kondisi‐kondisi yang perlu diperbaiki.

•         Kegiatan merancang. Yaitu menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin

•         Kegiatan memilih. Yaitu memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.

•         Kegiatan menelaah. Yaitu menilai pilihan‐pilihan yang lalu

Sistem Pengambilan Keputusan (DSS)

DSS merupakan salah satu produk software yang dikembangkan secara khusus untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Tujuan DSS adalah sebagai ‘second opinion’ atau ‘information sources’ sebagai bahan pertimbangan seorang manajer sebelum memutuskan kebijakan tertentu. Pendekatan untuk DSS yang popular adalah dengan menggunakan teknik simulasi yang interaktif, sehingga diharapkan sistem ini dapat merepresentasikan keadaan dunia nyata yang sesungguhnya.

DSS

Lima karakteristik utama DSS :

•         Sistem yang berbasis komputer

•         Dipergunakan untuk mengambil keputusan

•         Untuk memecahkan masalah‐masalah yang rumityang tidak dapat digunakan dengan kalkulasi manual

•         Melalui cara simulasi yang interaktif

•         Komponen utamanya data dan model analisis

DSS

Secara garis besar DSS dibangun oleh 3 komponen :

•         Database : Sistem database adalah kumpulan semua data yang dimiliki oleh perusahaan, baik data dasar maupun transaksi sehari‐hari.

•         Model Base: adalah suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif.

•         Software System : paduan dua komponen sebelumnya setelah sebelumnya direpresentasikan ke dalam bentuk model yang dimengerti oleh sistem komputer.

DSS

Produk DSS yang baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya ‘dialog’ interaktif antara computer dan manusia (user). Jenis‐jenis DSS: untuk pelaporan (report) atau pencarian informasi (query), untuk penyusunan anggaran tahunan, untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, untuk menentukan besarnya jam lembur karyawan, untuk memprediksi pendapatan perusahaan di masa mendatang dari beberapa divisi, dll.

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) (1)

•         Informasi yang tepat dan akurat yang dibutuhkan oleh seorang eksekutif yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan. Selain itu diperlukan ketersediaan fasilitas pendukung yang mudah dipergunakan, dan dapat benar‐benar memperbaiki dan meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan. Suatu organisasi dikatakan berhasil jika key performance measure yang dimilki terpenuhi atau di atas target yang telah ditetapkan

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) (2)

Penyebab dari kegagalan atau buruknya kinerja EIS :

•         Salah mengerti mengenai cara kerja EIS, misal dianggap sistem yang terpisah dari modul‐modul yang lain, jika database utama unreliable sehingga informasi yang dihasilkan juga tidak mempunyai kualitas yang baik.

•         Data yang tidak up‐to‐date.

•         Modul EIS yang sederhana yang tidak memiliki fasilitas advanced features Pembangunan Sistem Informasi.

Dalam membangun sistem informasi bisnis produk yang akan dihasilkan bisa dikategorikan dua hal yaitu :

•         Front‐Office Information System, yaitu sistem informasi yang mendukung fungsi bisnis yang mencapai konsumen (konstituent), dan

•         Back‐Office Information System, yaitu sistem informasi yang mendukung operasi bisnis internal dan berinteraksi dengan pemasok. Kedua sistem informasi tersebut akan mengalirkan data ke sistem informasi manajemen dan system pendukung keputusan yang mendukung kebutuhan bisnis manajemen.

Kesatuan Sistem‐Sistem Informasi

source : lulu.staff.gunadarma.ac.id/.../SIM_New.pdf